Od koncepcji do sukcesu

Udane wdrożenie systemu ERP sprawia, iż firma zmienia się nie tylko pod względem informatycznym, ale zmienia się niemalże cała filozofia jej funkcjonowania.

Obsługa wielu działów w jednym miejscu

Jest to kolejny krok do rozwoju i poprawy konkurencyjności na rynku. W obecnych czasach aby dobrze prosperować i rozwijać się wraz z rynkiem każda firma powinna rozważyć wdrożenie zaawansowanego rozwiązania informatycznego. Wraz z rozwojem rynku pojawiały się różne systemy wspierające funkcjonowanie firm, w taki sposób, aby ograniczać koszty związane z jej działalnością. Aby wybrać optymalny system należy dokładnie wiedzieć w jakich aspektach musi on być idealnie dopasowany do danego rodzaju rynku.
System ERP (jego nazwa wywodzi się od angielskiego terminu Enterprise Resource Planning) jest to pakiet rozwiązań informatycznych o budowie modułowej. W jego skład wchodzą między innymi moduły takie jak: zarządzania i sterowania produkcją, finanse i księgowość, kadry i płace, zakupy i sprzedaż, Business Intelligence i wiele innych. Wszystkie moduły są ze sobą zintegrowane przez co wszelki obieg informacji jest w nich zautomatyzowany. Integracja umożliwia również tworzenie różnego rodzaju bilansów czy też analiz ekonomicznych.

Efektywne wdrożenie ERP

Pierwszym krokiem na drodze do efektywnego wdrożenia systemu ERP jest zdefiniowanie ogólnego celu biznesowego, przy czym ważne jest aby pokrywał się on z misją firmy. Należy pamiętać, iż nie można bagatelizować tego procesu, gdyż ma on wpływ na pozostałą część całego przedsięwzięcia. Biorąc pod uwagę przebieg wdrożenia, pierwszy jego etap (którego elementem jest wyżej wspomniane określenie celu) jest najważniejszy. Wszelkie błędy w nim popełnione sprawiają, iż pomimo udanego wdrożenia systemu pod względem technicznym nie będzie on spełniał pokładanych w nim wymagań biznesowych. Jednym z podstawowych założeń podczas definiowaniu takiego celu jest jego mierzalność. Ważne jest aby był on w taki sposób zdefiniowany aby później możliwe było sprawdzenie efektywności wdrożonego systemu. Należy pamiętać iż jeżeli system nie będzie w przedwdrożeniowych wyliczeniach rentowności przynosił wymiernych efektów w postaci zysków nie należy go wdrażać. W dalszym planowaniu zakupu należy określić również mniejsze cele biznesowe związane z poszczególnymi procesami oraz działami firmy.
Po etapie określania celów można postępować na dwa sposoby: samemu dokonać analizy obecnej sytuacji wraz z określeniem głównych obszarów na jakich należy się skupić podczas wdrożenia lub skorzystać z firmy doradczej. Decydując się na drugą opcję można wybrać taką firmę, która będzie jednocześnie firmą zajmującą się wdrożeniem. Obecnie dobrze prosperujące firmy wdrożeniowe świadczą usługi polegające na analizie firmy i pomocy w doborze odpowiedniego systemu jako oddzielny element oferty. Badanie obecnego położenia pomoże uniknąć sytuacji, w której zakupiony system ERP, lub jego poszczególne moduły, nie będą adekwatne do potrzeb firmy związanych z tym systemem.

Maszyna ruszyła

Kiedy dokonamy już wyboru firmy wdrożeniowej rusza cała „maszyna” związana z technicznymi i technologicznymi aspektami wdrożenia. Ważne jest aby specjalnie do tego projektu została stworzona w firmie grupa składająca się z osób odpowiedzialnych wyłącznie za poszczególne elementy tego procesu. Kolejnym ważnym krokiem jest wybór metody wdrożenia. Wybrana metodologia określa poszczególne etapy oraz czynności jakie będą musiały być wykonane podczas faktycznego wdrożenia. Najlepiej jak wybierze się metodę, która opiera się na sprawdzonych, solidnych podstawach i która została już skutecznie wykorzystana w innych firmach. Metoda obejmuje działania od przygotowania projektu do fazy testowania wdrożonego systemu. Jest ona narzędziem, które syntetyzuje i wspomaga pracę wszystkich osób biorących udział we wdrożeniu. Pełni funkcję planu działania, w którym każdy uczestnik procesu ma opisaną funkcję, zadania oraz uprawnienia, jakie posiada w procesie wdrażania. Każda firma wdrożeniowa może posiadać własną metodę wdrożeniową (najlepiej, gdy opracowana jest ona na bazie własnych doświadczeń), także dokonując wyboru należy zapytać przedstawiciela firmy o stosowaną metodę, a następnie dowiedzieć się jak najwięcej o tej metodzie. Zależnie od firmy może mieć ona różną liczbę faz (od 3 do 11), ale nie to jest oczywiście głównym argumentem mówiącym na korzyść określonej metody. Ważna, a może i najważniejsza, jest wcześniej wspomniana efektywność danej metody, czyli w jakich firmach udało się wdrożyć system właśnie tą metodą (tu już ważna jest też ilość), jakie pojawiły się problemy itp.

Przebieg wdrożenia

Przebieg samego wdrożenia może być różny. Zależnie od wybranej metody, zasobów przeznaczonych na wdrożenie, kompetencji firmy wdrożeniowej itp. Wpływ na przebieg projektu mogą mieć zarówno czynniki zewnętrzne jak i wewnętrzne. Zewnętrzne czynniki to te, które nie są związane zarówno z firmą jak i z wdrożeniowcem. Natomiast te związane z nimi są czynnikami wewnętrznymi projektu. Nawet przy najlepiej zaplanowanej implementacji systemu ERP i doświadczonej firmie wdrożeniowej nie można założyć, że uniknie się wszystkich zagrożeń. Można przygotować się na ich pojawienie, co pozwoli szybko i sprawnie się z nimi uporać. W początkowych fazach projektu dobrym rozwiązaniem jest stworzenie wraz z firmą wdrożeniową listy potencjalnych zagrożeń, jakie istnieją w danej firmie oraz w jej otoczeniu, a następnie przygotowanie najlepszych rozwiązań. Pozwoli to zmniejszyć ryzyko wszelkiego rodzaju opóźnień w przebiegu wdrożenia.

Szkolenia

Po technologicznym wdrożeniu, niezbędne jest dokonanie szkolenia użytkowników końcowych aby w kolejnym etapie, czyli testowaniu zaimplementowanego systemu, wiedzieli jak obsługiwać system. W tej fazie bezpośrednio będzie można odczuć czy pracownicy firmy są dobrze przeszkoleni w zakresie zadań, jakie będą wykonywać na wdrożonym systemie oraz – co w niektórych przypadkach jest ważniejsze – ich podejście do całego projektu. Obok technicznego aspektu efektywnego wdrożenia wpływ na skuteczność działania systemu ma stosunek pracownika do zaistniałych zmian, czyli potocznie określane „miękkie” wdrożenie. Jeżeli w początkowych fazach projektu nie uda się ich przekonać do zasadności całej inwestycji istnieje ryzyko, że nie osiągnie się maksymalnych wyników.

Czas start!

Jeżeli testowanie systemu zostało zakończone nie pozostaje nic innego jak dokonać startu produktywnego, czyli zacząć wykorzystywać wdrożony system w codziennym funkcjonowaniu firmy. Bardzo ważne w tym momencie jest poprawne przeniesienie danych do systemu. Aby zrobić to jak najsprawniej powinno się stworzyć specjalny harmonogram, który będzie zawierał nie tylko kolejność danych wprowadzanych do systemu, ale także listę osób odpowiedzialnych za poszczególne dane wraz z terminem wykonania. Wszelkie małe problemy jakie mogą się pojawić w tej fazie (duże, jeżeli były, powinny były być rozwiązane najpóźniej w etapie testowania), powinny być rozwiązane przez firmę wdrożeniową. Okres, jaki obejmuje pomoc po wdrożeniu może być jednym z czynników determinujących wybór firmy wdrożeniowej.
Wdrożenie systemu ERP jest jedną z najważniejszych decyzji w funkcjonowaniu firmy. Zmienia nie tylko podstawy informatyczne, ale wpływa również na sposób jej zarządzania oraz funkcjonowania procesów biznesowych. Dobrze wybrany i wdrożony system przyczyni się do ewolucji oraz rozwoju firmy. Zakup systemu ERP można potraktować jako inwestycje o bardzo wysokim współczynniku zwrotu.

Opracowanie:
Business Partners eXcellence

Business Partners eXcellence

SAP ERP
SAP All-in-One

QlikView
Qlik Sense

Infor SyteLine ERP