Optymalizacja procesów z wykorzystaniem SAP SD

Dzisiejsze otoczenie działalności gospodarczej charakteryzuje się tym, że szybko się zmienia, a występujące w nim przedsiębiorstwa również podlegają ciągłym zmianom i muszą się szybko przystosowywać, aby zdobyć przewagę nad innymi.

Jak sprostać wymaganiom rynkowym

Nowa ekonomia jest uwarunkowana przez światową konkurencję, nagłe zmiany, szybszą komunikację i przepływ informacji, dużą komplikację wykonywanych działań oraz ciągłą globalizację. Wszystkie procesy biznesowe w przedsiębiorstwie muszą być uwarunkowane przez jeden proces, który jest skuteczny i tworzy wartość poprzez maksymalne zwiększenie zasobów, produktywności oraz opłacalności. Każde przedsiębiorstwo musi być wyposażone w niezbędne narzędzia, które umożliwią bycie konkurencyjnym i sprostanie wymaganiom stawianym przez rynek. Wiele firm spełnia te wymagania przy użyciu systemu SAP, który optymalizuje procesy biznesowe.

SAP Sprzedaż i Dystrybucja

SAP ERP jest rozwiązaniem biznesowym składającym się z wielu różnych obszarów funkcjonalnych, które stworzone są w taki sposób, aby sprostać potrzebom firmy. Moduł SAP SD (Sprzedaż i dystrybucja) został zaprojektowany, tak aby zwiększyć wydajność oraz zoptymalizować procesy sprzedażowe. Koordynuje on wszystkie zasoby, informacje i czynności, które są potrzebne do realizacji podstawowych procesów biznesowych w obrębie sprzedaży; począwszy od zapytań ofertowych, przez zamówienia, kończąc na fakturze dla klienta. Używając SAP SD przepływ danych jest sprawniejszy, a informacje stają sie spójne, wiarygodne i przystępne. Firma jest ograniczana jeśli używa oprogramowania, które nie dopasowuje się do jej potrzeb. Z tego powodu SAP jest elastyczny i został stworzony, aby wspierać i rozwijać procesy biznesowe. Każde wdrożenie jest wyjątkowe, dostosowane do potrzeb klienta i związanych z nimi procesów. Używając SAP SD możliwe jest zwiększenie efektywności, produktywności oraz zoptymalizowanie rentowności.

Podstawowymi cechami funkcjonalnymi modułu SD są:

  • ustalanie cen,
  • wysyłka,
  • kontrola dostępności,
  • fakturowanie,
  • dane podstawowe klienta,
  • obsługa podatków,
  • dane podstawowe materiału,
  • księgowania związane z SD,
  • planowanie transportu.

Jednostki organizacyjne w SD odzwierciedlają strukturę organizacyjną przedsiębiorstwa. SD używa jednostek organizacyjnych stworzonych wyłącznie na potrzeby obsługi procesów sprzedaży, takich jak dział sprzedaży, kanał dystrybucyjny oraz dziedzina. Taka struktura organizacyjna pozwala sprostać wszystkim prawnym oraz biznesowym wymaganiom firmy. Te jasno zdefiniowane, elastyczne jednostki stworzone są, aby uprościć nawet najbardziej złożone struktury globalnych firm.

Dane podstawowe grają istotną rolę w procesach sprzedażowych. Są one trwałymi informacjami, które zawierają kluczowe dane dotyczące partnera biznesowego lub towaru. Kiedy zamówienie zostaje złożone, otrzymujemy dostęp do informacji dotyczących klienta i materiału. W SAP SD dane podstawowe są specjalnie określone w ramach różnych jednostek organizacyjnych, które pozwalają sprzedać ten sam produkt do wielu różnych krajów, ale stosując różne dane podstawowe, sposoby ustalenia cen, waluty i warunki dotyczące sprzedaży w poszczególnych państwach. SD umożliwia firmom realizowanie zamówień ze wszystkich kanałów sprzedażowych na czas poprzez zoptymalizowane procesy produkcyjne, magazynowe oraz transportowe. Obejmuje to planowanie transportu, realizację i śledzenie każdej przesyłki korzystając z rzeczywistej kontroli dostępności. Zarządzanie zamówieniami w SAP SD oferuje narzędzie pozwalające na przejrzyste zakończenie cyklu sprzedaży, od stworzenia ofert, zlecenia sprzedaży i fakturowania. Fakturowanie jest końcowym etapem w procesie sprzedaży. Informacja dotycząca fakturowania jest dostępna wraz z poprzedzającymi ją dokumentami wskazując w referencji do którego zamówienia została wystawiona.

Analizując obecne procesy w Twoim przedsiębiorstwie:

Zamówienie zostaje złożone do jednego z agentów sprzedażowych.
Jak często to zamówienie będzie wprowadzone do różnych systemów podczas procesu sprzedażowego; od sprzedaży do magazynu, do dostarczenia, do zaksięgowania?
Jak wiele czasu zajmie Twojemu agentowi uzupełnienie w zamówieniu wszystkich informacji dotyczących klienta?
Czy Twój dział księgowy może szybko sprawdzić w systemie czy zamówienie opuściło magazyn i czy należy wystawić fakturę?
Te czynności są nie tylko czasochłonne, ale mogą również prowadzić do błędów. Z SAP SD, dane podstawowe oraz procesy biznesowe są uprzednio zdefiniowane a osoba, która tworzy zamówienie jest poproszona o wprowadzenie minimalnej ilości informacji. Informacja o zamówieniu jest wprowadzona tylko raz, natomiast później zostaje uaktualniona poprzez procesy sprzedażowe i jest dostępna dla wszystkich powiązanych działów. Większość działań zachodzących w Twojej firmie, może zostać zautomatyzowana – od wstępnego zamówienia po fakturowanie. Aby to osiągnąć można użyć planowania zadań oraz zbiorczego przetwarzania dokumentów. Ponadto dla różnych działań można stworzyć procedury zatwierdzania, które uniemożliwią dalsze przetwarzanie dokumentu/działania do momentu uzyskania akceptacji od upoważnionej osoby. Bieżące i kompletne informacje są dostępne w każdej fazie procesu. Funkcja – przepływ dokumentu – pokazuje dokument sprzedażowy i wszystkie kolejne dokumenty, które go dotyczą. Prezentuje to jasny związek między dokumentami w odpowiedniej kolejności, więc jeśli został popełniony błąd, może być on szybko znaleziony i poprawiony.

Rozważmy to samo zamówienie, które zostało złożone.
Skąd agent wie czy towar zamawiany przez klienta jest obecnie dostępny i ile czasu potrzeba, aby został dostarczony? Jeśli towar jest niedostępny system SD współpracuje z modułem MM (Gospodarka magazynowa) lub z modułem PP (Planowanie produkcji) i korzysta z planowania w celu automatycznego zaproponowania daty dostępności. Nie jest istotne czy ten towar został zdobyty czy wyprodukowany ponieważ wszystkie czynniki są brane pod uwagę zgodnie z zaproponowaną datą dostępności. Jeśli towar jest dostępny, data dostawy zostaje automatycznie zasugerowana. Data dostawy bierze pod uwagę czas przetwarzania w magazynie zanim towary są dostarczone oraz czas dostawy, który jest ustalony zgodnie ze środkiem transport i trasą. Specjalne instrukcje lub wymagania stawiane przez klienta są również brane pod uwagę. Mogą być to: instrukcje dotyczące przenoszenia, załadunku, pakowania, typu transport, miejsce załadunku, trasy, warunków płatności oraz instrukcje dotyczące dostawy. Są one automatycznie pobrane z danych podstawowych materiału i klienta. Warto zaznaczyć, że mogą sie one różnić dla tego samego klienta jeśli chodzi o różne jednostki organizacyjne i towary.

Wszystkie procesy biznesowe są ze sobą połączone i zazębiają się. SAP SD nie różni się pod tym względem i łączy się ze zróżnicowanymi obszarami biznesowymi. Podstawowymi modułami, które integrują się z SD są: Finanse, Gospodarka magazynowa, Planowanie produkcji. Na przykład w trakcie fakturowania w SD – poprzez utworzenie faktury, system tworzy sobie dokument księgowy i dokonuje księgowań na odpowiednich kontach. Aby kontrolować odpowiednie poziomy zapasów w magazynach, moduł MM może zgłaszać zapotrzebowania na odpowiednie wyroby w momencie gdy ich poziom spadnie poniżej ustalonego limitu. Gdy nie ma towarów na składzie, data dostępności będzie zaproponowana bazując na planowanej produkcji i rozpocznie się proces produkcji danego towaru. Bazując na informacjach sprzedażowych zbiera się statystyki i tworzy raporty, które są następnie dostępne dla działu marketing do analizy. Kluczowe informacje przekazywane są do rozwiązania CRM i przedstawicieli handlowych pozwalając na nawiązanie kontaktów z klientami i zmaksymalizowanie ich efektywności. Integracja różnych obszarów biznesowych i SD konsekwentnie współgra i na bieżąco dostarcza odpowiednich informacji do właściwych sekcji poprzez odpowiednie kanały.

Zmiany

Wdrożenie funkcjonalne SD obejmuje nie tylko zmianę w istniejącej technologii oraz infrastrukturze IT ale również, co ważniejsze, przyczynia się do zmian w procesach biznesowych i w samym przedsiębiorstwie. Procesy biznesowe są bardzo podatne na zmiany. Zmiany te mogą dotyczyć nawet pozbycia się procesu całkowicie lub modyfikacji zadań wewnątrz procesu jeśli są one zbędne. Praca i poszczególne role pracowników również ulegają zmianie. Na przykład, praca, która wcześniej była wykonywana ręcznie jest teraz zautomatyzowana przez SAP. W nowym, bardziej efektywnym środowisku optymalizacja zasobów spowoduje wyeliminowanie zadań, zmianę obowiązków oraz ról.
SAP SD oferuje przedsiębiorstwu narzędzia, które pozwolą na konkurowanie na rynku światowym. Optymalizacja sprzedażowych procesów biznesowych zwiększa efektywność, ulepsza produkcję i maksymalizuje rentowność. SAP SD nie ogranicza lecz jest odpowiednio elastyczny, aby wspierać każdy proces, który umożliwia rozwój i wzrost zgodny z potrzebami firmy. Wzajemne oddziaływanie między modułami z różnych obszarów pozwala na spójne i przejrzyste procesy i przepływ informacji. W każdej firmie ludzie są najbardziej wartościowym nabytkiem. SD nie tylko zwiększa wydajność procesów biznesowych ale również umacnia zespół dzięki natychmiastowemu dostępowi do potrzebnych informacji. Przekazanie pracownikom zasobów potrzebnych do sprawnej i efektywnej pracy będzie miało daleko idący wpływ i przyniesie korzyści dla firmy.

Opracowanie:
Brandon Martinovic
Konsultant wdrożeniowy SAP w obszarze logistyki

Business Partners eXcellence

SAP ERP
SAP All-in-One

QlikView
Qlik Sense

Infor SyteLine ERP