SAP CLM jako narzędzie zintegrowanego raportowania prognozy gotówkowej i płynności

Jak podejmować trafne decyzje inwestycyjne

Gwałtownie rozwijający się rynek kapitałowy kładzie coraz większą presję na osobach odpowiedzialnych za zarządzanie płynnością, wymuszając na nich tworzenie jak najdokładniejszych zestawień pozycji gotówkowej oraz prognozy płynności i to w jak najkrótszym czasie.

Wszystko po to, aby organizacja mogła podejmować jak najbardziej trafne decyzje inwestycyjne. W przeszłości, tworzenie tego typu analiz wymagało zbierania informacji z przeróżnych źródeł i najczęściej różnych systemów lub wręcz różnych arkuszy czy informacji przesłanych przez różne działy. I chociaż arkusze kalkulacyjne są bardzo łatwe w użyciu i zapewniają prosty i szybki dostęp do informacji, to stworzenie rozbudowanych raportów oraz zapewnienie wiarygodności danych z aktualnym stanem, jest bardzo trudne, o ile w ogóle nie niemożliwe do osiągnięcia.

Kolejnym problemem z wykorzystaniem arkuszy jest utrudnione wykonywanie audytu oraz zapewnienie, że dostęp do danych, a tego typu dane są jak najbardziej wrażliwe, będą miały tylko autoryzowane osoby. Nie wspominając o danych, które po prostu są przestarzałe, a my, jako organizacja, nawet nie zdajemy sobie z tego sprawy. Taki stan, w bardzo prosty sposób jest w stanie sparaliżować działanie organizacji, w skrajnych przypadkach doprowadzić do utraty płynności. Co, jak pokazuje historia, zdarza się zdecydowanie zbyt często. Aby tego uniknąć planiści potrzebują jak najlepszych narzędzi, które są w stanie zapewnić praktycznie rzeczywisty (na pewno jak najbardziej zbliżony do rzeczywistego) dostęp do danych. Dlatego coraz więcej organizacji, a przede wszystkim te, które w przeszłości swoje analizy płynności opierały na arkuszach kalkulacyjnych, wdraża technologie, które są w stanie zapewnić wymagane funkcjonalności, a w przyszłości zapewnić jak największą wartość.

SAP ERP zapewnia taką infrastrukturę poprzez Cash and Liquidity Management (CLM) czyli Zarządzanie Pozycją Gotówkową i Płynnością. Moduł zapewnia dokładne, rzeczywiste i wiarygodne prognozy pozycji gotówkowej, pozwalając planistom lepiej zarządzać długiem i portfolio inwestycyjnym, a także przede wszystkim zmniejszyć ryzyko operacyjne działania organizacji.

Wykorzystanie SAP CLM wygląda w następujący sposób:

Zbierz i uwzględnij wszystkie transakcje:

Uwzględnienie wszystkich transakcji wpływów lub wypływów, czyli uwzględnienie wszystkich transakcji gotówkowych i związanych z przepływami pieniężnymi.

Generowanie raportów:

Ten etap wiąże się z generowaniem raportów dotyczących prognozy gotówkowej i płynności. Wszystkie raporty opierają się na codziennej aktywności biznesowej, czyli innymi słowy na zamówieniach, sprzedaży i innych transakcjach generujących przepływy pieniężne.

Główne przykłady raportów to:

  • pozycja gotówkowa: pokazuje krótkoterminowe trendy w bankach i na kontach, w ramach raportu można analizować wszystkie zmiany gotówkowe w ramach krótkiego okresu czasu,
  • prognoza płynności: pokazuje średnioterminowe trendy na subkontach. Raport głównie wykonuje się na okres od 3 do 21 dni. Planowanie gotówkowe i budżetowe: Raport pokazuje średnio i długoterminowe trendy w zmianach prognozy płynności,
  • wykonaj analizę i podejmij decyzję: na tym etapie planista analizuje raport pod kontem decyzji inwestycyjnych i zapewniają, że wszystkie potrzeby pieniężne zostaną zapewnione, a firma nie utraci płynności. Wszystkie transakcje finansowe wynikające z decyzji biznesowych, mogą być wykonane przez SAP ERP i uwzględnione w raporcie prognozy płynności,

Zintegrowany proces oraz sposób zarządzania pozycją gotówkową i płynnością wygląda w następujący sposób:

  1. Najpierw system sprawdza jaki jest stan gotówki na poszczególnych kontach. Aby mieć odpowiedni stan, warto aby zespół wgrał wcześniej dane z elektronicznych wyciągów bankowych.
  2. W przypadku dokumentów, pozycji, na które nie mamy dowodów księgowych albo na planowane wydatki tworzy się rekordy pojedyncze.
  3. Wczytuje się zamówienia sprzedaży oraz wartość faktur sprzedaży, dane z kont odbiorców aby w raporcie pojawiły się spodziewane przychody.
  4. Wprowadza się zlecenia i faktury kupna, faktury od dostawców, dane z kont dostawców, w celu określenia w raporcie spodziewanych wypływów.
  5. Zawarte już transakcje i instrumenty finansowe- lokaty, pożyczki, pozycje walutowe – aktualizują pozycję w raporcie.
  6. Wszelkie potencjalne przychody (sprzedaż planowanego majątku trwałego) czy wydatki nie wynikające z wymienionych źródeł wprowadza się do systemu w postaci rekordów pojedynczych.
  7. Mając już niezbędne dane zespół planistów uruchamia raport i mając wszystkie wymienione już informacje może podjąć istotne decyzje dotyczące planowania płynności. Można łatwo zobaczyć które wydatki można pokryć ze środków bieżących. Jeżeli potrzebne będą dodatkowe środki pieniężne, można podjąć decyzje o źródle finansowania. W przypadku nadwyżki finansowej można z wyprzedzeniem zaplanować inwestycje. Wszystkie wymagane transakcje finansowe zostają zawarte przez menadżera transakcji a następnie, po kolejnym uruchomieniu raportu, uwzględnione w nim.

Działanie raportu zarządzania prognozą płynności i prognozą gotówkową:

Submoduł CLM (z ang. Cash and Liquidity Management) jest podstawą zarządzania finansami w systemie SAP ERP, mający możliwość zapewniania analizy pozycji gotówkowej oraz prognozy płynności w przedsiębiorstwie. Każda transakcja biznesowa związana ze zmianem salda gotówkowego, aktualizuje wartości w submodułu CLM. Pozwala to firmom zarządzać ich prognozami płynnością zarówno na poziomie poszczególnych małych podmiotów jak i w zagregowanej formie dla całego przedsiębiorstwa.

Prognoza płynności zaczytuje dane ze sprzedaży i dystrybucji, rozrachunków z dostawcami i odbiorcami, zakupów oraz aplikacji SAP FSCM. Informacje z tych źródeł budują kompleksową prognozę płynności, na każdym etapie opierając się na danych wynikających z transakcji oraz odpowiadającej jej konfiguracji systemu. Na przykład za każdym razem, kiedy zostanie utworzone zlecenie zakupu, wartość transakcji oraz data zapłaty zostaje uwzględniona w raporcie prognozy, dokładnie pokazując nam którego dnia i w jakiej wysokości ma nastąpić zapłata. Kiedy zakup zostanie zrealizowany, raport zostanie zaktualizowany o warunki płatności dla danego zakupu. Raport zawsze uzyskuje dużo dokładniejsze dane, kiedy każdy proces biznesowy zostaje zobrazowany w formie dokumentu księgowego. Kiedy otrzymujemy fakturę od dostawcy, raport zostaje zaktualizowany o warunki płatności z faktury oraz wartość z faktury. Finalnie, kiedy faktura zostanie zapłacona, zaksięgowany wypływ zostaje przesunięty z raportu prognozy płynności do raportu pozycji gotówkowej. Innymi słowy, wraz z zapłatą, informacja z prognozy zostaje dostępna w raporcie pozycji gotówkowej pod datą płatności danej transakcji finansowej.

W procesie od zamówienia do gotówki, najpierw raport prognozy płynności wykorzystuje takie dane jak datę dostawy, warunki płatności oraz wartość. Kiedy towar lub usługa zostanie dostarczona, raport prognozy płynności zostaje zaktualizowany o jeszcze dokładniejsze informacje, a kiedy zostanie wygenerowany dokument rozliczeniowy, raport prognozy płynności zostanie wzbogacony o wartość i warunki płatności z dokumentu. W następnym kroku, kiedy otrzymamy wyciąg bankowy i płatność naszego odbiorcy zostanie rozliczona, cała pozycja zostanie przesunięta do raportu pozycji gotówkowej.

Cały proces zostaje wsparty przez Awiza, które są tworzone w aplikacjach CLM. Zostają one wykorzystane w planowaniu i mają odzwierciedlać planowane i spodziewane wpływy i wypływy, o których wiemy, ale nie mają jeszcze odzwierciedlenia w transakcjach finansowych. Są one używane zarówno w prognozie płynności i pozycji gotówkowej. Awiza są albo używane albo zastępowane przez już realne transakcje, kiedy te wystąpią.

Reasumując, raport pozycji gotówkowej bazuje na trzech głównych źródłach informacji:

  1. Pozycje gotówkowe oraz transakcje związane z gotówką z Księgi Głównej i księgowania z poziomu interfejsów Księgi Głównej.
  2. Awiz aktualizowanych przez aplikacje CLM.
  3. Transakcji finansowych z innych aplikacji SAP FSCM (np. depozyty terminowe, kredyty, transakcje walutowe itd.).

Prognoza Płynności oraz Gotówkowa jako źródło Zarządzania Środkami Pieniężnymi:

Identyfikacja wymogów i zapotrzebowania gotówkowego i ustanowienie efektywnego i wiarygodnego mechanizmu przepływu danych do aplikacji CLM jest krytyczne dla efektywności generowania raportów w SAP ERP. Większość wysiłku w projektowaniu i implementacji skutecznych raportów prognozowania płynności jest alokowana w identyfikacji potrzeb informacyjnych, tzn. jakie dane będą nam potrzebne oraz budowaniu trwałej struktury raportowania. Błędy popełnione przy tych procesach mogą prowadzić do błędnych danych w raportach.

Opracowanie:
Business Partners eXcellence

Business Partners eXcellence

SAP ERP
SAP All-in-One

QlikView
Qlik Sense

Infor SyteLine ERP