SAP Real Estate Management – Dlaczego nie?

W dzisiejszych czasach, silnej konkurencji i zawirowań ekonomicznych, menedżerowie zarządzający nieruchomościami są coraz częściej proszeni o uwalnianie zasobów pieniężnych, aby umożliwić inwestycje związane ze strategicznym rozwojem przedsiębiorstwa.

SAP Real Estate Management (RE-FX – Zarządzanie nieruchomościami) oferuje zintegrowane narzędzie do zarządzania nieruchomościami. Moduł RE-FX wspiera wszystkie fazy cyklu życia nieruchomości obejmujące nabycie lub zbycie nieruchomości oraz zarządzanie portfelem nieruchomości – w zakresie technicznym i komercyjnym wraz z procesami wsparcia, takimi jak rachunkowość zarządcza i raportowanie.

SAP Flexible Real Estate Management wspiera:

  • zarządzanie portfelem nieruchomości i relacjami pomiędzy partnerami biznesowymi,
  • komercyjne wykorzystywanie nieruchomości poprzez opcję wyszukiwania obiektów o określonych cechach,
  • administrowanie wynajmem nieruchomości poprzez możliwość zmiany parametrów oraz powiadomień, a także możliwość monitorowania należności zaległych,
  • rozwój przedsiębiorstwa poprzez obniżenie kosztów zarządzania oraz zapewnienie ustandaryzowanego środowiska pracy dla osób uczestniczących w procesie zarządzania nieruchomościami,
  • zarządzanie przestrzenią poprzez przypisywanie stanowisk pracy do pracowników i udostępnienie narzędzi do rezerwacji sal,
  • wszystkie procesy związane z obsługą budynków, budowy, modernizacji, konserwacji, napraw i usług (możliwe dzięki integracji z modułami PM, FI-AA oraz IM/PS),
  • definiowanie trafnych strategii inwestycyjnych poprzez dostarczenie efektywnych narzędzi do analizy i oceny rentowności portfela nieruchomości.

Integracja RE-FX z pozostałymi modułami SAP:

  • FI – Finanse i Księgowość – umożliwia tworzenie wszystkich wymaganych sprawozdań finansowych, księgowanie kosztów i zobowiązań związanych z obiektami RE oraz zarządzanie dostawcami i odbiorcami,
  • CO – Kontroling – wspiera ogólne procedury księgowania kosztów. Stanowi narzędzie do planowania i kontroli wartości przepływów w zarządzaniu nieruchomościami. Umożliwia automatyczną dystrybucję kosztów na dodatkowe obiekty kontrolingowe (Jednostka Nieruchomości, Grunt, Budynek, Obiekt Najmu, Umowa) a następnie i dalszą alokację na inne obiekty (np. MPK),
  • FI-AA – Zarządzanie Środkami Trwałymi – pozwala zarządzać wyceną środków trwałych dla celów księgowych, a koszty amortyzacji mogą być przypisywane do obiektów RE,
  • PM – Gospodarka Remontowa – pomaga zaplanować i wdrożyć zaplanowane oraz nieregularne prace konserwacyjne, przebudowy lub rozwój w obszarze nieruchomości. Obiekty nieruchomości są powiązane z tym modułem poprzez przypisanie do nich odpowiedniej Lokalizacji Funkcjonalnej,
  • MM – Gospodarka Materiałowa – ułatwia przetwarzanie zamówień zakupu surowców w ramach planowanych zadań remontowych związanych z ogrzewaniem, wentylacją, klimatyzacją oraz ogólnym utrzymaniem budynków,
  • PS – System Zarządzania Projektami – pomaga w planowaniu kompleksowych konserwacji i projektów inwestycyjnych, przy jednoczesnym braniu pod uwagę stałych czynników ryzyka. Daje możliwość powiązania obiektów RE za pomocą struktur WBS z odpowiednimi projektami,
  • DMS – System Zarządzania Dokumentacją – daje przegląd wszystkich dokumentów i korespondencji związanej z procesami biznesowymi, w tym ze skanami umów najmu/wynajmu, protokołami z przeglądów itp.

Moduł Flexible Real Estate (RE-FX) umożliwia zintegrowanie go z zewnętrznym systemem typu GIS (ang. Geographic Information System), przez co uzyskujemy dostęp do wartościowych danych dotyczących fizycznego położenia obiektów oraz wizualizacji w postaci mapy.

Podstawowe funkcje:

Podstawowa funkcjonalność modułu RE-FX opiera się na danych podstawowych dostępnych w dwóch perspektywach (widoki: użytkowania i architektoniczny). Dzięki takiemu podziałowi mamy możliwość prostego tworzenia i zarządzania wszystkimi typami obiektów RE.

W widoku użytkowania wyróżniamy następujące elementy:

Jednostka Gospodarcza – stanowi prawnie niezależną jednostkę (przedsiębiorstwo).

Jednostka Nieruchomości (Business Entity/Site) – grupuje obiekty nieruchomości, które są ze sobą powiązane np. znajdują się w jednej gminie, współdzielą dostęp do mediów itd.

Grunt (Property/Land) – może zawierać istotne informacje tj. nazwa, adres, daty ważności, numer działki, numer księgi wieczystej itp., które mogą być wprowadzone podczas procesu pozyskiwania lokalizacji. Może zbierać dodatkowe koszty w perspektywie czasu, a także zawierać własne zasady rozliczania na podłączone do niego obiekty najmu.

Budynek (Building) – jest obiektem o właściwościach analogicznych do gruntu. Na jego bazie są wynajmowane pokoje lub obszary (np. mieszkania, magazyny, sklepy)

Obiekt Najmu (Rental Object) – reprezentuje pojedyncze obiekty w RE i powinien być powiązany z odpowiednimi Lokalizacjami Funkcjonalnymi (moduł PM), gdzie w formie cech dostępne są fizyczne charakterystyki obiektu (t.j. typ, adres fizyczny, koordynaty GPS, pozycja, średnie zużycie energii itp.). Powinien mieć zdefiniowane własne procedury rozliczania kosztów (np. na zlecenie wewnętrzne CO). Wyróżniamy 3 typy obiektów najmu:

  • pula powierzchni – reprezentuje grupę powierzchni, które mogą być wynajęte w dowolnej kombinacji, jednak jako takie nie mogą być wynajmowane.
  • powierzchnia najmu – część składowa puli powierzchni, która może być wynajmowana (może być dynamicznie wyodrębniana podczas tworzenia umowy).
  • jednostki najmu – pozostałe obiekty, które mogą być wynajmowane wyłącznie jako całość.

Partner Biznesowy:

Stanowi funkcjonalność niezbędną do prawidłowego działania modułu RE-FX.
Reprezentuje różne zakresy zadań, które może pełnić osoba lub organizacja z punktu widzenia umowy (np. odbiorca płatności, administrator, osoba do kontaktów itp.).
Daje możliwość automatycznej dwustronnej synchronizacji danych podstawowych Partnera Biznesowego pomiędzy modułem RE oraz FI (dostawcy/odbiorcy).
Może być przypisywany zarówno do umów, jak i pozostałych obiektów RE (grunty, budynki, obiekty najmu).

Umowa:

  1. Stanowi element spajający obiekty RE w pewną całość o strukturze zbliżonej do umów podpisywanych pomiędzy najemcą i wynajmującym.
  2. Istnieje możliwość skonfigurowania dowolnej ilości typów umów, dla których można określić zestaw przechowywanych danych, dostępne warunki kontraktowe oraz autoryzacje użytkowników.
  3. Jest obiektem zapewniającym bardzo dużą elastyczność, gdyż:- jest używana do umów zarówno po stronie dostawców jak i odbiorców,- jest używana w celach najmu/wynajmu oraz informacyjnych (nie związanych z rzeczywistymi księgowaniami),- daje możliwość przypisania różnych typów obiektów do jednej umowy (np. pokoi z różnych budynków),- dostarcza funkcjonalność generowania obiektów najmu podczas tworzenia umowy,- zawiera funkcje ułatwiające zarządzanie ważnymi terminami zgodnie ze zdefiniowanymi zasadami (np. przypomnienia dotyczące obowiązkowych przeglądów technicznych, czy powiadomienia o konieczności rozliczenia kaucji w 3 ostatnich czynszach),- umożliwia ręczne i automatyczne przedłużanie oraz wypowiadanie umów,

    – ułatwia obsługę kaucji i gwarancji bankowych,

    – oferuje różne typy warunków i zasad kalkulacji np: oparte o stałą kwotę, zależne od pomiarów wprowadzanych na poziomie umowy bądź obiektu przypisanego do umowy, zależne od wartości innych warunków,

    – cele warunków definiują sposób księgowania kosztów bądź przychodów (np. czynsz: aktualny, rynkowy, pustostan),

    – definiowanie warunków księgowania (wykorzystywanych w programie płatności), tj. warunki płatności, formy płatności, bank i rachunek bankowy, blokada płatności,

    – definiowanie cykli księgowań za pomocą: definicji okresu cyklu (np. 3 miesiące), sposobu płatności (z dołu / z góry), początku cyklu (początek warunku, roku, dowolna data), sposobu wyliczania kwoty (kwota liczona w stosunku do cyklu, miesiąca, roku).

  4. Zapewnia integrację z innymi elementami oprogramowania SAP, gdyż:- daje możliwość przypisywania wielu Partnerów Biznesowych z centralnego rejestru (wspólny dla różnych modułów) w jednej lub wielu rolach.- jest powiązany z Księgowością (FI, FI-AA) i Kontrolingiem (CO).

Korzyści płynące z wdrożenia RE-FX:

  • uzyskujemy strategiczny wgląd w infrastrukturę przedsiębiorstwa ze zintegrowanymi opcjami raportowania,
  • zwiększona przejrzystość, wzbogacona o możliwość przeglądu planowanych przepływów, umożliwia optymalizację decyzji inwestycyjnych,
  • możliwość rozliczania podatku od nieruchomości z opcją wydruku deklaracji wymaganych przez urzędy gmin,
  • łatwa dostępność do kluczowych danych i możliwość ich porównywania wpływa na poprawę procesu oceny efektywności,
  • zmniejszenie ryzyka utraty zysków z czynszu,
  • łatwe oferowanie wolnych przestrzeni pod wynajem – wynajem powierzchni staje się prosty i szybki,
  • automatyzacja zarządzania kontraktami wpływa na oszczędność czasu i pieniędzy (np. waloryzacja czynszu za pomocą indeksu GUS opartego o roczną inflację, przedłużanie i wypowiadanie umów w oparciu o zdefiniowane klauzule),
  • wzrost satysfakcji klientów dzięki szybszej obsłudze przy jednoczesnym obniżeniu kosztów operacyjnych,
  • proces zarządzania staje się bardziej efektywny dzięki możliwości graficznego wyświetlania złożonych danych dotyczących nieruchomości,
  • poprawa zarządzania kosztami z pojedynczym źródłem danych dostępnych w czasie rzeczywistym wraz z danymi historycznymi, które są spójne z pozostałymi modułami SAP.

Zapraszamy na naszą stronę dotyczącą SAP Finanse, gdzie również omówiliśmy temat elastycznego zarządzania nieruchomościami (SAP RE).

Opracowanie:
Marcin Matysiak
Kierownik działu SyteLine

Business Partners eXcellence

SAP ERP
SAP All-in-One

QlikView
Qlik Sense

Infor SyteLine ERP