Kilka miesięcy temu zakończył się Projekt Migracji Danych SAP dla pewnej polskiej firmy, która z uwagi na istotę projektu, nie zgodziła się na ujawnienie nazwy. Projekt bardzo nietypowy – nie chodziło bowiem o wdrożenie nowego systemu, roll – out czy też o wsparcie…

Przedsiębiorstwo to pracowało na jednym systemie SAP z inną firmą, ale na osobnych mandantach. Firmy rozdzieliły się i amerykański partner określił termin, po którym firma miała stracić dostęp do swoich danych.
W związku z tym osoby decyzyjne z zarządu postanowiły zlecić wykonanie kopii danych, aby móc korzystać z nich w przyszłości. Miały zostać one przeniesione do zewnętrznej bazy danych MS SQL. W szczególności chodziło o zachowanie tych informacji, które muszą być przechowywane w firmach przez wiele lat z powodu wymogów polskiego prawa (Zgodnie z Ustawą o rachunkowości z dnia 29 września 1994 roku).
Projekt był realizowany przez trójkę pracowników firmy BPX – Bartosza Jarkowskiego, Agatę Błażejewicz oraz Marcina Klawikowskiego. Rozpoczął się pod koniec maja 2012 roku w siedzibie klienta i trwał do końca roku.
Pierwotnie czas wykonania zadania określono na 20 osobodniówek, jednakże ogromne ograniczenia w wydajności starego systemu SAP 3.11., na które napotkali konsultanci sprawiły, że termin ten okazał się być nierealnym do osiągnięcia. Samo kopiowanie danych ze starego systemu trwało około 15-20 razy wolniej niż z obecnej wersji systemu SAP (6.0). Dodatkowo w trakcie realizowania tego projektu klient postanowił powierzyć nam bliźniaczy projekt dotyczący migracji danych z innej jednostki gospodarczej zlokalizowanej na terenie Wielkiej Brytanii.
Początkowo prace odbywały się u klienta, jednak po kilku dniach udało się zapewnić tzw. zdalny dostęp do komputerów i od tego momentu większość działań była prowadzona z wrocławskiego biura. Dzięki temu udało się do absolutnego minimum ograniczyć wyjazdy (a tym samym koszt samego projektu).
Dużym wyzwaniem okazało się samo skopiowanie danych z serwerów. Oprócz ograniczeń systemu nad pracownikami BPX ciążyła jeszcze „presja czasu” związana z wyłączeniem dostępu do amerykańskiego serwera. Początkowy „deadline”, ustalony na dzień 1 lipca 2012 roku, po negocjacjach klienta udało się przesunąć na 1 sierpnia 2012 roku.

Sam proces kopiowania danych był dość żmudny – polegał na uruchomieniu transakcji SE16, wybraniu odpowiedniej tabeli, przesortowaniu danych wg określonych kryteriów i zapisaniu wyświetlonych wyników w postaci plików tekstowych lub arkuszy kalkulacyjnych.
Po skopiowaniu wszystkich danych pracownicy BPX zajęli się ich obróbką oraz dostosowaniem do wymogów bazy danych. Na tym etapie prac do zespołu dołączył Jakub Rudziak.
Następnie dane zostały zaimportowane do bazy danych MS SQL, stworzono odpowiedni layout oraz kwerendy czyli połączenia pomiędzy poszczególnymi tabelami. Dodatkowo klient otrzymał również raporty finansowe i logistyczne zapisane w postaci plików PDF.
Projekt zakończył się sukcesem – klient odebrał obie bazy danych.

Autor: Marcin Klawikowski, konsultant SAP MM