Planowanie i budżetowanie

Jednym z elementów skutecznego zarządzania firmą jest budżetowanie. Jest to proces, który rozpisuje nadrzędne plany przedsiębiorstwa na poszczególne ośrodki odpowiedzialności. Budżetowanie są to działania, które pozwalają na efektywne wykorzystanie środków finansowych oraz podejmowanie odpowiednich decyzji produkcyjnych i finansowych. Proces budżetowania składa się z 3 etapów : wyboru metody budżetowej, procesu budżetowania i monitorowania wykonania budżetu. Jest to również cykl prognozowania przyszłego stanu przedsiębiorstwa, jego aktywów, kosztów i przychodów.

Planowanie w systemie QlikView i Qlik Sense

Jeśli interesuje Cię QlikView, to być może zastanawiasz się, czy istnieje możliwość wprowadzania danych bezpośrednio do systemu, aby tworzyć budżety i plany wykonania. Teraz dzięki K4 Analytics jest to możliwe.K4 Analytics

K4 Analytics.
K4 pozwala na wykorzystanie elastyczności skoroszytów Excel© rozszerzając możliwości QlikView i Qlik Sense. Używając Pliku Excel jako szablonu, zachowując wszystkie formuły i formatowanie, K4 dynamicznie łączy dane ze zbiorów danych Qlik oraz zapytań SQL w celu zasilenia szablonu.

Przykładowo możesz zarządzać Rachunkiem Zysków i Strat z zadziwiającą szybkością i prostotą – po prostu zbuduj szablon w Excel, podłącz komórki do danych i używaj szablonu w raportach Qlik. Użytkownicy nie potrzebują oprogramowania MS Excel do wyświetlania raportów.

Ale to nie wszystko… możesz nawet wprowadzać dane, komentarze, daty, pola wyboru i listy w K4 bezpośrednio zapisując wszystko w bazie SQL!

budżetowanie

Przegląd kluczowych możliwości.

  • Możliwość blokowania wpisywania danych w poszczególnych komórkach – dzięki temu można wyświetlać wiersze pokazujące wykonanie na zamknięte miesiące zaraz obok edytowalnych komórek do wprowadzania planu.
  • Możliwość zarządzania rozproszonym procesem planowania koordynując prace wielu użytkowników wprowadzających dane w jednym czasie do wspólnej bazy danych. Dzięki funkcjonalności Audit Trails zachowujesz pełną kontrolę nad procesem.
  • Zapis i odczyt z bazy danych w czasie rzeczywistym
  • Pełen proces worflow – z zatwierdzaniem, odrzucaniem i akceptowaniem kolejnych wersji plan lub budżetu
  • Możliwość rewizji planów i budżetów z automatycznym zamykaniem ubiegłych miesięcy
  • Możliwość inteligentnego wklejania danych z arkuszy Excel bezpośrednio do obiektów K4

Jak działa K4?
Rozwiązanie składa się z dwóch komponentów – Rozszerzenia do QlikView lub Qlik Sense oraz Web Service. Obiekt Qlik łączy dynamicznie dane ze zbiorów danych raportu oraz jednego lub więcej zapytań SQL. Wynik jest umieszczany w piku Excela używanego jako szablon.

budżetowanie

Jeżeli skonfigurujemy K4 do wprowadzania danych, za każdym razem kiedy użytkownik wybierze „Zapisz” to efekt jego pracy jest zapisywany za pośrednictwem web service bezpośrednio do tabeli w relacyjnej bazie danych. Dane są jednocześnie odczytywane z powrotem do Qlik, kiedy obiekt zostanie odświeżony (dane mogą się też odświeżać podczas przeładowania aplikacji).

budżetowanieObiektów K4 możesz używać przy połączeniu przez przeglądarkę lub z oprogramowania typu desktop (Qlik Sense Desktop, QlikView Desktop). Oprogramowanie MS Excel nie jest wymagane od strony użytkownika.

K4 używa web service do funkcjonalności write-back. Web service odbiera nowe lub zmienione dane razem z filtrami wybranymi przez użytkownika w dokumencie Qlik oraz nazwą użytkownika wprowadzającego. Dane są porównywane ze strukturą utworzoną w bazie SQL a odpowiednie wiersze są aktualizowane.

Przykład arkusza budżetowego

Poniższy arkusz prezentuje wprowadzanie danych budżetowych i funkcjonalność Smart Data Entry według grup komórek:

  • Komórki do wprowadzania danych budżetowych (komórki żółte)
  • Wykonanie sprzedaży na wybrany rok, tylko do odczytu (komórki niebieskie)
  • Miesiące wykonane zablokowane do zmiany (komórki szare – brak możliwości wprowadzania danych)

budżetowanie

Menu kontekstowe K4 obsługuje zmienne Qlik. Dynamiczne właściwości wykorzystują zmienne w raportach Qlik do określenia widoku. Możesz tutaj wybrać konkretny rok sprzedaży do wyświetlenia, ukryć lub pokazać konkretne wiersze i kolumny.

budżetowanie

Panel Smart Data Entry pozwala zamrozić komórki, których nie chcesz modyfikować oraz wybrać różne akcje dla zaznaczonych komórek, na przykład:

  • Wstępnie wypełnić automatycznie budżet na podstawie wykonania z poprzedniego okresu (z możliwością wyboru wersji)
  • Wypełnić budżet na podstawie wykonania przemnożonego przez współczynnik
  • Wypełnić budżet na podstawie wskaźników alokacji z uwzględnieniem sezonowości lub innych wskaźników dystrybucji

budżetowanie

Po każdej zmianie użytkownik może cofnąć ostatnie akcje:

budżetowanie

Przykład Workflow

Bazując na liście statusów (wprowadzony, zgłoszony, odrzucony, zatwierdzony) każda komórka budżetu może być edytowana:

budżetowanie

Używają panelu Smart Data Entry możesz zmienić status poszczególnych komórek.

Używając zaprogramowany akcji możesz zmienić status wszystkich komórek z określonym stanem (np. wszystkich zaakceptowanych).

budżetowanie

Business Partners eXcellence

SAP ERP
SAP All-in-One

Infor SyteLine ERP